Présentation
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Peut coordonner une équipe.
Accès
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle. Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité. La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Appellations
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Secrétaire de direction bilingue
- Secrétaire de direction trilingue
- Office manager
- Secrétaire de direction
- Assistant / Assistante de manager
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Attaché / Attachée de direction
Compétences mobilisées principales
Compétences détaillées
- Assurer un accueil téléphonique
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
Compétences mobilisées
Macro savoir faire
- Définir une stratégie de communication
- Réaliser une veille documentaire
- Créer, organiser ou coordonner un évènement
- Organiser et contrôler un approvisionnement
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Animer, coordonner une équipe
- Collecter et analyser des données, des informations
- Piloter une activité
Macro savoir être professionnel
- Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Savoir
- Législation sociale
- Droit du travail
Compétences détaillées
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Classer des documents
Domaines de formations (format code)
- 35054 : Secrétariat assistanat
- 35035 : Secrétariat assistanat spécialisé
- 35047 : Secrétariat assistanat direction
- 35018 : Secrétariat assistanat multilingue
Secteurs d'activités
- Gestion administrative et ressources humaines
- Gestion administrative
Centres d'intérêts
- J'ai le souci du détail
- J'aime organiser, planifier
Contextes de travail
Conditions de travail et risques professionnels
- Déplacements professionnels
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